河北中医学院财务报销暂行规定
发布日期：【2014-12-22】 点击数：【】
河北中医学院财务报销暂行规定
第一章 总 则
第一条 为了加强财务管理，规范财务报销与资金结算手续，提高会计信息质量和服务工作效率，根据上级有关要求和我校实际情况，制定本规定。
第二条 本规定适用于学校一级会计核算单位，二级会计核算单位可参照本规定执行。
第三条 学校财务报销工作必须坚持以下原则：
(一)真实性原则。财务报销的票据必须是用于本部门开展教学、科研、教辅、行政、后勤等活动所发生的支出，不得报销用于个人娱乐消费和日常生活的费用。报销票据所填写的经济业务事项必须与实际发生的事项内容相符。
(二)原始性原则。财务报销所提供的发票必须是经济行为的原始记录和真实反映。
(三)合法合规性原则。财务报销所提供的发票必须是国家财政、税务和学校规定的正式票据。票据取得的程序必须合法、合规，不得利用过期作废发票、虚假发票进行报销。
(四)分级分类管理、强化责任主体的原则。学校部门经费实行校院两级管理，机关各部门和二级单位（以下简称各部门）的办公费、差旅费、业务费、专项经费（不包括科研经费）等经费（以下简称部门经费）实行单位负责人“财务一支笔”审批制度，科研经费实行项目负责人“财务一支笔”审批制度。部门负责人和科研项目负责人分别是经费使用的直接责任人，对经费使用的必要性、合理性、真实性和相关性承担法律责任。
(五)实事求是、方便师生的原则。学校的财务报销工作在贯彻执行国家相关法律、法规、制度、政策的前提下，考虑社会发展现状和学校实际情况，有效简化审批程序，尽力解决财务报销工作中的实际问题，方便师生员工，促进学校事业发展。
第二章 经费报销一般规定
第四条 财务报销票据必须真实、合法、合规。学校师生员工因公发生经济业务必须取得真实、合法、合规的财务报销票据,票据要素齐全，并按照财务报销的基本要求办理报销手续。
(一)合格财务报销票据的种类
1.发票：税务部门印制、盖有税务部门发票监制章的票据；
2.收据：财政部门印制、盖有财政部门票据监制章的票据，包括“非税收入统一票据”、“行政事业性收费统一票据”、“行政事业单位资金往来结算票据”等；
3.校内结算票据：学校内部结算票据由财务处统一印制，加盖使用部门印章或校内独立核算单位财务专用章；
4.其他合法票据，包括车票、船票、机票（航空运输电子客票行程单、国际航空旅客运输专用发票或其他合法凭证）等；
5.凡是采购农副产品，野外考察或实习住在农民家里发生的住宿费，在野外临时发生的租车费等，尽可能的换取税务或财政部门监制的正式票据。确因情况特殊需以白条报销的，当事人必须出具文字说明，说明事项发生的时间、地点、对方单位名称或个人姓名和身份证号、单价或标准、以及不能获取正式票据的原因，并签字承诺对其真实性负责，经部门负责人或项目负责人签字后方可报销。
(二)合规财务报销票据的基本要素
1.付款方填写“河北中医学院”；
2.票据填写完整，包括填制日期、填开人姓名、经济业务的内容、数量、单价、金额。业务内容必须具体明确，购买多种物品发票不能详列时要附明细清单，并加盖与发票一致的发票专用章，定额发票要注明用途。
3.票据内容不得擅自添加、涂改，大小写金额必须一致；
4.票据要加盖出具单位财务专用章或发票专用章。
(三)以下票据属于不合格报销票据：
1.凭证要素填开不全的票据；
2.涂改后未加盖单位财务专用章或发票专用章的票据；
3.超过规定报销时限尚未报销的票据；
4.毁损严重主要要素无法辨认的票据；
（五）伪造和国家明令作废的票据；
（六）其他不符合规定的票据。
不符合规定的票据，不予报销。
第五条 实行公务卡或支票结算、限期报销制度。学校协助开户银行为每个在职职工办理一张仅限本人使用的公务卡，并根据不同岗位授予不同信用额度，职工在信用额度内办理公务结算，并在免息期内凭发票和划卡小票（或网购付款证明）到财务处办理报账手续，因职工个人原因不能及时报账而产生的罚息损失由职工个人承担。超过授权额度或确实不能用公务卡结算的可以用支票转账结算，但也必须在取得票据20天内办理报销手续，一般不得跨年度报销。
第六条 下列情况可以用现金支付的公务消费款项，可以先由个人自有现金垫支，经财务处审核后，将报销款项划入公务卡（或个人银行卡），一律不再使用现金结算：
1、不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在500元以下的零星支出；
2、按规定支付给个人（含学生和外单位人员），但无法通过转账形式进行资金划转的支出。
3、过桥过路费、出租车费等目前只能使用现金结算的支出；
第七条 报账人使用公务卡或上款规定的现金报账时，应提供收款人本人公务卡（或其它银行卡）号、消费时间、结账日期、pos机凭证等相关信息，以便将报销款项及时划入本人卡中。报销票据必须有经手人、证明人（或验收人）签字，不得代签。报销人和经手人不一致时须分别签字。
第八条 票据丢失报销办法。对于丢失税务发票和财政专用票据的，经办人必须到出票单位索取原票据复印件，并加盖开票单位财务专用章或发票专用章(红印)。在复印件背面写明丢失原因并由本单位经手人、验收人（证明人）、负责人签字后方可到财务部门办理报销手续。对于丢失车船机票并取得有效证明的，要书面写出事实经过，经单位负责人或项目负责人签字批准后据实报销，没有有效证明的一律按本人相应档次最低票价的80%报销。其报销金额在10000元以下的经财务处长签字报销；10000元（含）以上的经主管财务的校长审批报销。
第三章 差旅费报销相关规定
第九条 出差人员须填写由财务处统一印制的“河北中医学院出差旅费报销单”，注明出差人姓名、职称（职务）、事由、起止日期和乘坐交通工具等。具体费用标准见我校的《差旅费管理办法》。
第四章 人员经费报销规定
第十条 课时费、辅导员津贴分别由教务处、学生处据实造表报人事处审定后，于每月1日前连同其它工资性支出的变动信息书面通知财务处，由财务处于每月8日前一次性拨入个人工资卡。
第十一条 奖学金、助学金、困难补助等采取银行卡形式集中发放。分别由学生处或研究生学院编制学生奖助学金发放名册，注明学生姓名、银行卡号和资助金额，由制表人、单位负责人签字，并加盖单位公章后送交财务处，由财务处统一转入个人银行卡。
第十二条 临时工工资原则上采取银行卡形式每月一次集中发放。由各用工单位填写临时工考勤和工资发放表，注明姓名、银行卡号、发放金额，制表人和单位负责人签字并加部门公盖，报人事处审定后，由财务处按规定扣税后统一发放至个人银行卡中。
第十三条 各类单项奖金发放。由学校支付的奖金应提供学校文件或校长批件，纳入工资系统统一发放；由科研项目支付的奖金应提供学校或科研管理部门的批件，由项目负责人编制发放表，由领款人、制表人、项目负责人、单位负责人签字并加盖单位公章后，由财务处按规定扣税后统一发放。单位负责人、项目负责人、制表人应对人员经费发放的真实性负责。对于虚报冒领行为将根据《财政违法行为处分条例》从严处理，涉嫌违法的移送司法机关处理。
第五章 图书资料购置报销规定
第十四条 购置图书资料报销一般需提供正式发票、合同、资产验收单等。
(一)使用教学、科研经费购买图书，报销时须先到图书馆办理入库手续后，方可报销。
(二)图书馆使用图书专用经费购买的图书，均需办理图书资产验收手续，提供图书资产验收单。
(三)图书馆订购期刊，报销时暂不办理资产验收手续，待年终装订成册后，需由图书馆进行资产登记并提供图书资产验收单。
(四)在非书店购买图书（如超市、商场等），须出具购书清单，写明购买图书名称、册数、单价等。
(五)凡购买图书用于校际交流、学术探讨、教工培训等和其它购买确实没有馆藏价值的图书资料，可不办理图书资产登记手续，但须由部门注明事由用途等，经主管院领导批准后方可报销。
第十五条 购买数据库资料，如仅获得在线使用权，不再办理资产验收手续，其余均需办理固定资产验收手续后方可报销。
第六章 设备、家具和软件购置报销规定
第十六条 购置设备、家具和软件报销需提供正式发票、资产验收单、合同、中标通知、验收报告等。
（一）凡购买单价1000元以上、使用年限一年以上的一般设备，或单价1500元以上、使用年限一年以上的专用设备及校内各部门批量购买的家具等，须凭发票到财务处资产管理科办理固定资产入账手续后方可报。
（二）凡购置进口设备，需提供技术协议、代理进口协议、代理进口公司相关购汇及退汇进账明细单等；
（三）买软件单价超过5000元，需由财务处资产管理科进行资产登记并提供固定资产验收单。
第七章 药品、教材和实验材料等购置报销规定
第十八条 购买实验耗材（包括实验试剂、原料等）和办公耗材（包括办公用品和电脑耗材）报销时应提供发票、有经手人和验收人签字的销货方销售清单。
第八章 零建、修缮工程报销规定
第十九条 零星建设工程、修缮工程、装饰工程及绿化工程、道路工程等工程项目报销，一般需提供正式发票、工程立项报告、审计报告、工程施工合同、工程验收单及相关资产验收手续。
第九章 会议费报销规定
第二十条 坚持节俭、高效、务实的原则，各部门要从严控制会议数量和规模，提倡少开会、开短会、合并开会等方式，切实提高会议效率。
第二十一条 根据学校实际，会议费支出仅指学校工作会议和学术会议（包括年会、咨询会、交流会、验收会等）。学校工作会议主要有学校党政办公室牵头负责，费用从学校会议费列支；学术会议由学校主要负责人批准后由项目承担部门具体负责，其费用在部门相关科研费或专项业务费列支。
第二十二条 举办各类会议前须编制详细会议计划。会议计划包括会议召开的时间、地点、参会人数和详细的经费收支预算等，所有会议能在学校召开的，原则上都在学校召开，确需在校外召开的，要在从严控制、勤俭办会的前提下，经主管校领导批准后方可实施。
第二十三条 会议费标准参照河北省省级机关四类会议费标准，每人每天住宿费最高200元，伙食费最高120元，其它费用最高30元。会议用餐安排自助餐，不上烟酒；会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；不得额外配发洗漱用品；严禁组织高消费娱乐健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；严禁借会议名义组织会餐和安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务招待费。
第二十四条 会议结束后须编制会议费用决算，并在30天内办理会议费用报销手续。会议费报销时应当提交会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到表、会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证。实际支出未超过预算标准的，在标准内实报实销；超标准或超范围不予报销。确因情况特殊需要报销的，须由主管财务校长审批后报销。
第十章 出国（境）费用报销规定
第二十五条 因公参加国际会议、合作研究、学术交流、短期访学、培训、考察、办展览等临时出国（境），先到党政办公室办理相关公派出国手续后，方可办理财务手续。
第二十六条 出国（境）费用按离开和抵达我国国境之日的自然天数计算，国内段按国内差旅费有关规定报销。
第二十七条 出国（境）人员要选择经济合理的路线，尽可能购买往返国际机票，国际机票发票联报销应附电子客票行程单。
第二十八条 出国（境）人员参团出访的国外伙食费和公杂费按规定标准由团组统一包干使用。个人单独出访的国外住宿费在《河北省因公临时出国经费管理办法》规定限额内据实报销，伙食费和公杂费参照以上办法规定的标准包干使用。外方以现金或实物形式提供伙食和公杂费接待的，出国人员不再领取伙食费和公杂费。
第二十九条 出国（境）人员根据出访任务需要在一个国家城市间往来，应事先在出访计划中列明并编报费用预算，回国后凭有效的城市间原始交通票据实报实销。
第三十条 出国（境）人员回国后应在30日之内到财务处报销相关费用，报销时需填写《河北中医学校出差旅费报销单》，并一次性报销境内外全程费用。
第三十一条 境外发生的各类费用票据上必须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，并由经手人签字。
第三十二条 对参加其他团组或通过国内旅行社出国（境）的只报销团费，不再报销其他费用。
第三十三条 出国（境）人员使用外币按国家规定自行办理，需报销外币费用的，以报销日外汇牌价折合人民币报销相关费用。
第三十四条 持有国（境）外公开刊物论文录取通知或论文版面费收取通知，经科技处审批后，到财务处报销相关费用。
第三十五条 对联合培养、教学互换、出国研修等国际教学合作项目的出国人员，按学校人事、外事等有关部门的相关规定报销相关费用。
第十一章 其他费用报销规定
第三十六条 公务接待必须坚持勤俭节约、杜绝浪费的原则。招待费包括接待餐费、参观费、住宿费和礼品费等，学校的公务招待费均通过办公室统一办理，并在办公室包干经费中列支。科研费开支的招待费由项目负责人和科技处共同把关，从严控制。
第三十七条 纵向科研费和学校安排的科研费开支，要与项目立项单位批准的预算和内容一致。横向科研费开支必须与相关协议的预算和内容一致。具体支出内容按我校《科技经费管理办法》执行。
第十二章 审批手续
第三十八条坚持 “财务一支笔”审批制度，各部门的主要负责人是本部门经费开支的审批人；科研项目主要负责人是本科研项目科研费开支的审批人。财务审批人要在财务处备案，财务审批人如果外出时间较长，须由其他负责人代签时，必须将书面委托书交至财务处备案。财务审批人签批时，必须用钢笔或签字笔签字，注明支出项目的经费来源，即部门项目（科研项目）编号或者名称，并对费用支出的必要性、真实性、合法性负责。
第三十九条 经费开支在指标限额内，并按照规定用途开支的，5千元以下由经办人签字、部门负责人审批即可报销，5千元（含）以上需经主管校领导审批，5万元（含）以上，需要经主管财务校长审批，10万元（含）以上的需经校长审批方可报销；超出经费指标限额或开支范围的支出原则上不予报销，特殊情况下如果不报销则直接影响学校的正常运转时，需按以下权限报批后方可报销：1千元以下的由财务处长审批，1千元（含）以上由主管财务校长审批，1万元（含）以上由校长审批。5万元以上的需经校长办公会研究决定。具体程序参见财务报销流程图（见附件）。
第四十条 科研费开支在指标限额内并按规定用途开支的，经办人和项目负责人签字，5千元以下经科技处审核同意后，可直接到财务处报销，5千元（含）以上还需经主管院领导审批后方可报销。
第十三章 附 则
第四十一条 本规定自2015年1月1日起执行，原《河北中医学院财务报销暂行规定（试行）》同时作废。
第四十二条 本规定由财务处负责解释。
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